Email settings manual Reporters Online websites

Email settings manual Reporters Online websites

Een website maken is een ding, je email (opnieuw) instellen iets heel anders. Het is niet iets waar de meeste mensen plezier aan beleven, en het is niet makkelijk om het in een keer goed te doen. Wij hebben het honderden keren gedaan en het gaat ook bij ons nog steeds niet vanzelf. Dat gezegd hebbende:  als je bij je website een mailadres hebt, zo stel je dat in..

Vooraf

- We leveren de instellingen voor je mailaccount, we controleren bij het aanmaken ervan ook of ze voor inkomende en uitgaande mail werken. Maar er zijn tientallen verschillende mailprogramma's in omloop, die afwijkingen hebben op de diverse platforms, waarbij er verschillen zijn tussen oudere en recentere versies, en die elk op verschillende wijze synchroniseren (of niet) tussen desktop-computers, laptops, tablets en smartphones. Sommige van die programma's zijn software, andere zijn cloud-diensten (Office en Outlook bijvoorbeeld) en soms zijn ze het allebei. We helpen je graag bij het instellen, maar het is uiteindelijk je eigen verantwoordelijkheid om het werkend te krijgen met de software die je zelf gebruikt. Hoe je dat moet doen is terug te vinden in de handleiding van de betreffende software en/of -diensten, en het is doorgaans ook op internet te vinden. Als je er niet uitkomt kun je als alternatief je mailadres toevoegen aan Gmail en daarmee mail versturen en ontvangen op het adres dat je van ons gekregen hebt. In veel gevallen is dat ook meteen de handigste, snelste en meest overzichtelijke oplossing - al is niet iedereen van van Gmail.

Een handleiding voor het toevoegen van mailadressen in Gmail vind je hier

- Er is voor alle mailadressen die we leveren webmail beschikbaar - je kunt dus sowieso altijd bij je ontvangen mail, en je kunt mail versturen. De link voor webmail is:

https://webmail.jedomein.ext/

Waarbij je domein zoiets is als reportersonline, en je ext (extensie) .nl is, of .com of een andere extensie.

Op het scherm vul je het mailadres in dat je van ons gekregen hebt, en het bijbehorende wachtwoord.

- De kans bestaat dat je, afhankelijk van het mailprogramma dat je gebruikt, waarschuwingen krijgt over dingen als onveilige certificaten. Die kun je negeren, klik als je ze ziet op 'login', 'ga verder' of iets vergelijkbaars.

- Het is makkelijker om mail ontvangen werkend te krijgen dan om mail versturen werkend te krijgen. Als de mogelijkheid zich aandient: zorg dan dat een inkomend mailaccount werkt en pas daarna de settings aan voor de uitgaande mail, en probeer niet ze allebei tegelijk werkend te krijgen. Als je mail krijgt, is het relatief eenvoudig om je account daarna ook mail te kunnen laten versturen.

- Voor als je de settings van een bestaand mailaccount aanpast. In het onderstaande proces zijn er wellicht soms momenten dat je denkt: laat maar, ik wis het account en begin overnieuw. Bij een nieuw mailaccount is dat geen probleem. Een bestaand mailaccount moet je NIET wissen. Sowieso niet zonder een back up van je mail te hebben gemaakt, maar eigenlijk: gewoon helemaal niet. Als het niet werkt heb je ergens een tikfout gemaakt, zit er een server-setting in de weg of is er iets anders kleins mis. Het is altijd op te lossen, al is dat niet per se altijd in 2 minuten mogelijk. Neem niet het risico dat je al je mail kwijt raakt, en blijf bij een bestaand account van de delete-knop af.

Om te beginnen

- Zoek in je mailprogramma en/of je algemene accounts je mail-accounts op. We kunnen hier niet toelichten hoe dat moet, want het wisselt nogal, maar alle systemen en software hebben een functie waarmee je mailaccounts kunt toevoegen c.q. veranderen.

Voor het ontvangen en versturen van email heb je twee verschillende soorten servers nodig: een inkomende- en een uitgaande server.

Servers voor inkomende mail zijn IMAP- of POP3-servers. Het verschil doet er hier even niet toe, je kunt ze - als je om een keuze wordt gevraagd - allebei gebruiken. De meeste mensen geven de voorkeur aan IMAP. Als je niets hoeft te kiezen krijg je vermoedelijk een IMAP-server.

Uitgaande mailservers zijn SMTP-servers.

- Om mail te krijgen en versturen moet je voor beide soorten servers instellingen invoeren. Dat kan op een bestaand account, als je voor het mailadres dat je wilt gebruiken al een account hebt. Het kan ook op een nieuw account.

TIP: Als je de instellingen verandert voor een bestaand account, maak dan eerst een back up van al je mail. Hoe dat moet wisselt per programma, je vindt een beschrijving via de Help-functie en doorgaans is het via Google ook redelijk makkelijk te vinden. Mail die je al gehad en verzonden hebt hoort bij het veranderen van instellingen niet gewist te worden. Dat wil echter niet zeggen dat het niet toch kan gebeuren. Zorg dus voor een back up. Het is even werk, maar als je denkt: ach, dat loopt wel los allemaal - dat doet het niet altijd.

Dit zijn de instellingen die je bij gebruikmaking van onze mail moet invoeren. Letterlijk, precies zo, zonder tikfouten, zonder imap, pop, mail of smtp voor je domeinnaam. Gewoon wat hier staat.

Inkomend:

Hostnaam: jedomeinnaam.ext (ext = .nl, .com of wat je verder zoal kunt gebruiken)

Gebruikersnaam: je mailadres

Wachtwoord: het wachtwoord dat je van ons gekregen hebt

Vaak moet je, alvorens je dit invoert, nog andere dingen invoeren: een beschrijving, de schermnaam van het account, je mailadres. Het maakt in principe niet veel uit wat je hier invult, bij je mailadres moet je uiteraard wel het correcte mailadres invoeren. Gebruikersnaam en wachtwoord moeten correct zijn ingevuld/gespeld.

Uitgaand:

Hostnaam: jedomeinnaam.ext (ext = .nl, .com of wat je verder zoal kunt gebruiken)

Gebruikersnaam: je mailadres

Wachtwoord: het wachtwoord wat je van ons gekregen hebt

Bij uitgaande mail zijn de gebruikersnaam en het wachtwoord veelal optioneel. Bij onze mail MOETEN ze worden ingevuld.

Na het invullen van je gegevens: vergeet niet om op 'Gereed', 'Opslaan' of iets dat daarop lijkt te klikken dan wel tappen.

Veel voorkomende problemen

Hierna zouden je inkomende en uitgaande mail moeten werken. De kans is behoorlijk groot dat dat niet zo is. Dat ligt niet aan jou, en ook niet aan deze handleiding. In de meeste gevallen vind je de oplossing als volgt:

- Voor zowel inkomende als uitgaande mail zijn er bij het invoeren/veranderen van je account geavanceerde instellingen beschikbaar. Ergens, doorgaans onderaan, kun je die selecteren. Als je geen mail krijgt of kunt versturen, moet je de geavanceerde instellingen selecteren en het volgende aanpassen.

Inkomend: Controleer of 'Gebruik SSL' aan staat. Zo ja, dan moet voor inkomende mail bij het zogeheten 'poortnummer' 993 staan. Als dat er niet staat: voer het in en sla het op.

Als je dan nog steeds geen mail kunt ontvangen, zet 'Gebruik SSL' uit en zet het poortnummer op 143. En sla de instellingen op.

Uitgaand: Controleer of 'Gebruik SSL' aan staat. Zo ja, dan moet voor uitgaande mail bij het poortnummer 587 staan. Als dat er niet staat: voer het in en sla het op.

Als je dan nog steeds geen mail kunt versturen, zet 'Gebruik SSL' uit en zet het poortnummer op 25. En sla de instellingen op.

Als je het bovenstaande hebt gedaan, is het waarschijnijk mogelijk mail te ontvangen. Zo niet, dan moet je even contact met ons opnemen: support@reportersonline.nl. Dan bekijken we of we het met telefonische hulp, of desnoods live, op kunnen lossen

Voor het kunnen versturen van mail is er wellicht nog iets nodig.

Uitgaande mail mag je op elke mailserver versturen waar je toegang toe hebt. Veel mensen hebben daardoor, vaak zonder het te weten, een fikse lijst SMTP-servers bij hun Instellingen staan. Die horen het, als je geldige instellingen hebt ingevoerd, allemaal te doen. Dat betekent dat als de ene SMTP-server het niet doet, om welke reden dan ook, je mailprogramma op zoek gaat naar andere servers die het wel doen.

Daardoor maakt het niet uit welke server je als primaire-, hoofd- of anderszins belangrijkste server hebt ingevoerd (mailprogramma's hebben doorgaans zo'n hoofdserver, maar de naam ervan kan verschillen. Soms heet 'ie primair, soms hoofd, etc.)

Dat is de theorie. De praktijk is dat in ieder geval iOS (iPhone, iPad) hierover struikelt en vaak geen mail verstuurt als de hoofdserver geen geldige instellingen heeft. Ook niet als er andere servers zijn ingevoerd die wel werken. Bijkomend probleem is dat mail in iOS vaak vastloopt op het controleren van de geldigheid van servers. Zodat je niets anders kunt doen dan je telefoon of tablet opnieuw opstarten.

De oplossing is dan om geen nieuwe SMTP-server in te voeren, maar de hierboven beschreven instellingen bij de hoofdserver in te voeren. Dus: selecteer die hoofdserver, pas de serverinstellingen aan en sla op. Daarmee is de kans dat je je verzonden mail kwijt bent wel iets groter geworden. Hadden we al gezegd dat je altijd eerst een back up moet maken?

Wij zijn dit laatste probleem tot op heden alleen tegengekomen op iOS-apparaten, maar dat wil niet zeggen dat het elders niet voorkomt. Dus mocht het wel lukken om mail te ontvangen maar niet om te versturen: zorg dat de instellingen bij de hoofd-SMTP-server goed staan. Ook als de handleiding van je mailprogramma zegt dat het niet nodig is. Soms is het dat..dus wel.

Tip voor als je er echt niet uitkomt met je uitgaande mail

Je kunt ook Gmail gebruiken als uitgaande mailserver. Je moet dan de (gratis) Google SMTP server gebruiken en je moet het mailadres van je domein toevoegen aan Gmail (zodat je dat adres als afzender kunt gebruiken bij het versturen van mail). Klinkt ingewikkeld, maar in onze ervaring is het veel eenvoudiger dan het bovenstaande. Bijkomend voordeel is dat de kans dat je mail op allerlei plekken als spam wordt gezien veel kleiner is.

Meer informatie vind je bijvoorbeeld hier.

Platformen die lastig zijn

Op onderstaande platformen zijn we tot op heden bovengemiddeld vaak tegen problemen aangelopen;

- iOS (zie boven) voor uitgaande mail

- Cloud-varianten van Windows/Office/Outlook; met desktop-software gaat het makkelijker

Tot slot

Als het nu nog steeds niet gelukt is om mail te kunnen versturen: dat ligt niet aan jou en ook niet aan deze handleiding. We zeiden al: email instellen is niet iets waar je plezier aan beleeft. Kom gerust langs als je er niet uitkomt, we stellen het graag voor je in.  Advies per mail of telefoon kan ook, de ervaring leert echter dat het live een stuk sneller gaat.

Wees niet verbaasd als je in het begin meer spam krijgt dat voorheen. Je spamfilter moet even wennen aan nieuwe instellingen.